Teilnahmeprozess für Anbieter
Sie sind Anbieter eines digitalen Bildungsangebots? Hier finden Sie alle Informationen zur Teilnahme an VIDIS.
Teilnahmevoraussetzungen während der Inbetriebnahmephase des Projekts VIDIS in Zusammenarbeit mit den Bundesländern
Die Zusammenarbeit mit mindestens einem Bundesland ist aktuell eine Teilnahmevoraussetzung, um ein Bildungsangebot an VIDIS anzubinden.
Dies stellt sicher, dass Angebote nach Durchlaufen des Teilnahmeprozesses unmittelbar in mindestens einem Land über VIDIS verfügbar gemacht werden und im Prozess bereits landespezifische Anforderungen berücksichtigt werden können.
Darüber hinaus gelten folgende formelle Voraussetzungen:
- Das Bildungsangebot hat einen separaten Login-Bereich
- Es handelt sich um eine WebApp – native Apps können aktuell noch nicht angebunden werden
- Das Angebot ist technisch anbindbar als OpenID Connect Client
- Es handelt sich um ein Bildungsangebot zur Verwendung im Schulkontext.
- Das Angebot ist zum Start des Teilnahmeprozesses fertig programmiert und befindet sich nicht mehr in der Entwicklungsphase. Relevante Änderungen, etwa an Zielgruppen, Funktionen oder technischen Komponenten, sind dem VIDIS‑Team mitzuteilen und können eine erneute Prüfung erforderlich machen.
Teilnahmemöglichkeit an VIDIS ohne Partnerland
Sollten Sie aktuell nicht in Kontakt mit mindestens einem der Bundesländer stehen, informieren Sie sich hier gerne vorab über den Prozess, die Teilnahmebedingungen und Prüfkriterien und bereiten Sie bei Interesse Ihre Teilnahme vor.
Ein Onboarding-Programm für Anbieter ohne Partnerland ist in Vorbereitung. Diese Seite wird regelmäßig aktualisiert, sobald neue Informationen vorliegen.
So funktioniert der Teilnahmeprozess
Ihr Angebot durchläuft eine Datenschutzprüfung
Der Datenschutzprüfung liegen gemeinsam mit den Ländern entwickelte Prüfkriterien zugrunde. Für die Prüfung füllen Sie eine Selbstauskunft aus und reichen relevante Dokumente ein, zudem erfolgt eine technische Prüfung.
Ihr Vorteil: Gemeinsam stellen wir sicher, dass Ihr Angebot DSGVO-konform und daher sicher in Schulen nutzbar ist. Dies dokumentieren wir in einem Prüfbericht.
Ihr Angebot wird technisch an VIDIS angebunden
Dabei steht besonders die Datensparsamkeit im Fokus: Es werden nur Daten übertragen, die für die Nutzung des Angebots notwendig sind.
Ihr Vorteil: Durch die Anbindung an VIDIS können perspektivisch deutschlandweit Schulen Ihr Angebot bequem im Single-Sign-on nutzen. Sie integrieren Ihr Angebot nur einmal – nicht für jedes Bundesland separat.
Ihr Angebot wird von den Ländern freigegeben und aktiv geschaltet
Die Zusammenarbeit mit einem der Bundesländer stellt sicher, dass Ihr Angebot nach der Prüfung unmittelbar in einem Land über VIDIS verfügbar gemacht wird.
Es gibt nach Abschluss des Teilnahmeprozesses keine automatische und unmittelbare Freischaltung für alle Bundesländer. Die Freigabe in den Ländern unterliegt jeweils einem individuellen Vorgehen.
Die Länder können im Einzelfall zusätzliche Unterlagen anfordern oder weitere Prüfungen vornehmen, bevor sie eine Freigabe erteilen.
Aufwand und Dauer des Teilnahmeprozesses
Die Dauer des Teilnahmeprozesses ist abhängig vom Umfang und der Qualität der eingereichten Unterlagen. Wir weisen darauf hin, dass die Teilnahme an VIDIS entsprechende technische und rechtliche Vorbereitung von Ihrer Seite erfordert. Für einen reibungslosen Ablauf stellen Sie sicher, dass alle erforderlichen Vorbereitungen und internen Prozesse geklärt sind.
Wir weisen darauf hin, dass es von Seiten des Projekts VIDIS zu Ressourcenengpässen kommen kann. Wir antworten Ihnen schnellstmöglich in Abhängigkeit von der Anfrage- und Bearbeitungssituation.
Schritt-für-Schritt zur Teilnahme
1. Ihr Partnerland kündigt Ihre Teilnahme beim VIDIS‑Team an.
Sobald Ihr Partnerland Sie angekündigt hat, erhalten Sie den Zugang zur Datenschutzprüfung (siehe Schritt 3).
2. Registrieren Sie sich im VIDIS‑Portal und legen Sie Ihr Angebot an
Registrieren Sie Ihr Unternehmen im VIDIS-Portal. Dabei akzeptieren Sie die Portal-AGB und Teilnahme-AGB als vertragliche Basis für die Zusammenarbeit.
Im Anschluss legen Sie ihr Bildungsangebot an. Hier können Sie Informationen zu Ihrem Angebot hinterlegen und spezifische Angaben zur Einordnung machen, wie z.B. in welchen Schularten und Jahrgangsstufen es einsetzbar ist, auf welche Fächer es abzielt etc. Ihre Einträge werden nach Freischaltung durch das jeweilige Land für die Schulleitungen sichtbar.
Mit Ausnahme des Logos brauchen Sie an dieser Stelle keine Dokumente hochladen.
Bitte stellen Sie Testnutzer ggf. für verschiedene Rollen (Lehrkraft / Lernende) zur Verfügung, mit dem wir für die Prüfung Zugang zum Angebot haben. Diese können im VIDIS‑Portal über die dafür vorgesehenen Felder hinterlegt werden.
Jetzt im VIDIS Portal registrieren3. Starten Sie die Datenschutzprüfung
Sie erhalten von uns den Zugang zur Datenschutzprüfung, nachdem Ihr Partnerland auf uns zugekommen ist (siehe Schritt 1). Dort können Sie die digitale Selbstauskunft ausfüllen sowie die notwendigen Dokumente hochladen:
- AVV mit TOM
- AGB und Nutzungsbedingungen
- Datenschutzerklärung
- AVVs mit Subdienstleistern
Aktuell stellen wir auf eine digitale Version der Datenschutzprüfung um.
Alte Versionen im Word-Format können nicht mehr angenommen werden.
Die Prüfkriterien bleiben unverändert, lediglich das Format und die konkreten Fragestellungen wurden optimiert. Falls Sie die Informationen bereits in einem Word-Format aufbereitet haben, ist der Mehraufwand gering. Die meisten Angaben können einfach in das neue digitale Format übertragen werden.
Ein Ansichtsexemplar der digitalen Selbstauskunft folgt in Kürze.4. Erste datenschutzrechtliche Einschätzung
Wenn alle Unterlagen vollständig sind, reichen Sie Ihr Angebot zur Prüfung ein. Die Prüfer unseres Dienstleisters datenschutz nord greifen über die bereitgestellten Testzugänge auf das Angebot zu und sichten die Unterlagen. Sie als Anbieter erhalten im Formular die Information zum Stand der Prüfung.
Sollten Beanstandungen auftreten, unterstützen wir Sie bei der Behebung und klären Ihre Rückfragen zum Prüfergebnis gerne in einem Gespräch.
Wenn Ihr Angebot die Prüfkriterien weitestgehend erfüllt, erfolgt die technische Anbindung.
5. Technische Anbindung in zwei Schritten: Test- und Produktivsystem
Die Anbindung erfolgt als Open ID Connect Client.
- Anbindung an das VIDIS-Testsystem, um die technische Machbarkeit zu überprüfen
- Produktivanbindung
Sie erhalten Testnutzer, mit denen Sie über das VIDIS‑Testlandesportal auf Ihr Angebot zugreifen können, um die Funktionalitäten zu prüfen. Diese Testnutzer können Sie sowohl im Testsystem als auch im Produktivsystem verwenden.
Die wichtigsten Informationen zur technischen Anbindung als Open ID Connect Client finden Sie im Whitepaper zur technischen Anbindung.
Hinweis zur Übermittlung von Daten im Sinne der Datensparsamkeit:
Im Sinne der Datensparsamkeit werden nur die Daten übertragen, die für die Nutzung des Angebots notwendig sind. Sie beantragen die benötigten Daten mit Begründung bereits im Rahmen der Selbstauskunft.
Informationen für die technische Anbindung an VIDIS6. Finale Datenschutz-Prüfung
- Die technische Anbindung ist abgeschlossen?
- Sie haben eventuelle datenschutzrechtliche Beanstandungen gelöst?
Bei der finalen Prüfung greifen die Prüfer über VIDIS auf das Angebot zu. Anschließend erhalten Sie den finalen Prüfbericht.
7. Freigabe durch die Länder
Die Zusammenarbeit mit einem der Bundesländer stellt sicher, dass Ihr Angebot nach der Prüfung unmittelbar in einem Land über VIDIS verfügbar gemacht wird.
Wir informieren die weiteren Länder über die erfolgreiche Teilnahme und bitten um Freigabe. Es gibt keine automatische Freischaltung für alle Bundesländer. Die Freigabe in den Ländern unterliegt jeweils einem individuellen Vorgehen.
Einige Länder können zusätzliche Unterlagen anfordern oder weitere Prüfungen vornehmen (z. B. pädagogische Prüfung, DSFA, IT-Sicherheitskonzept).
8. Nutzung in den Schulen
Nach der Freigabe wird Ihr Angebot im VIDIS‑Portal freigeschaltet.
Schulleitungen können sich dort über Ihr Angebot informieren, den AVV digital zeichnen und Ihr Angebot für ihre Schule aktivieren.
Lehrkräfte sowie Schülerinnen und Schüler können anschließend über VIDIS auf Ihr Angebot zugreifen.